Programa estándar o software a medida: cómo saber cuál necesitas

Este artículo ayuda a decidir entre comprar un programa del mercado o desarrollar el tuyo. Si ya lo tienes claro, esto es lo que hacemos en software de gestión a medida.

Casi nadie llega a plantearse un desarrollo a medida de entrada. Se llega después de haber probado dos o tres programas del mercado, de haberlos adaptado a base de campos libres, y de descubrir que media empresa sigue trabajando en una hoja de cálculo paralela porque el programa no hace eso.

La pregunta no es cuál es mejor. Es cuál encaja con lo que tú haces.

El programa estándar gana casi siempre, y conviene decirlo primero

Si tu proceso se parece al de las demás empresas de tu sector, un producto del mercado te va a salir mejor. No es una opinión: es que el coste de desarrollo se reparte entre miles de clientes y el tuyo lo pagas entero tú.

Facturación, contabilidad, nóminas, correo, firma electrónica: aquí el estándar es lo sensato prácticamente siempre. Son procesos regulados, iguales para todos y que además cambian cuando cambia la ley. Desarrollarlos a medida significa que cada modificación normativa la pagas tú.

La regla corta: lo que te obliga a hacer la ley, estándar. Lo que te diferencia de tu competencia, tuyo.

Las cinco señales de que el estándar se te ha quedado corto

No son teóricas. Son las que aparecen una y otra vez en las primeras reuniones:

1. Hay una hoja de cálculo que manda de verdad. El programa está, pero las decisiones se toman sobre un Excel que alguien mantiene a mano. Esa hoja es el hueco entre lo que necesitas y lo que tienes.
2. El mismo dato se teclea dos o tres veces. Entra en el programa, se copia al Excel, se vuelve a copiar al correo del cliente. Cada copia es tiempo y una oportunidad de equivocarse.
3. Usáis el programa «al revés». Un campo de observaciones que en realidad guarda el estado del pedido, un cliente ficticio que representa una obra, un artículo inventado que sirve para imputar horas. Cuando el equipo tiene que explicar los trucos a quien entra nuevo, el programa no encaja.
4. Pagáis licencias de módulos que no usáis para tener el único que sí necesitabais.
5. Lo que os distingue no está en el sistema. Si tu ventaja es cómo calculas un presupuesto, cómo planificas rutas o cómo controlas la trazabilidad, y eso vive en la cabeza de dos personas, no está en ningún sitio.

Antes de decidir, mide el hueco

Hay un ejercicio que cuesta una tarde y ahorra decisiones caras. Coge el proceso que más duele y escribe, paso a paso, qué pasa desde que entra el trabajo hasta que se cobra. Sin adornos: quién lo hace, en qué herramienta y cuánto tarda.

Al terminar tendrás dos cosas. La primera, los saltos manuales que nadie había contado. La segunda, y más importante, cuánto tiempo se va cada mes en ellos. Ese número es el que decide, porque es contra el que hay que comparar el coste del desarrollo.

Si el hueco son dos horas al mes, no desarrolles nada. Si son dos horas al día y la empresa crece, la conversación es otra.

Lo que de verdad cuesta cada opción

La comparación honesta no es «licencia contra desarrollo». Es el coste total a varios años, y ahí hay partidas que solo aparecen en una de las dos columnas.

Con un programa estándar pagas la licencia por usuario y mes, que sube cuando crece el equipo; la implantación y la formación; los módulos adicionales; y a veces la migración cuando el fabricante decide cambiar de versión. A cambio, el mantenimiento evolutivo no es tuyo y las actualizaciones llegan solas.

Con desarrollo a medida pagas la construcción una vez, y después el alojamiento y el mantenimiento. No hay coste por usuario, lo que cambia la cuenta por completo si el equipo crece. A cambio, todo lo que quieras que haga de más lo pagas tú, y necesitas a alguien que se ocupe cuando cambie la versión de PHP o del navegador.

El punto donde se cruzan las dos líneas depende del número de personas y de cuánto valga el tiempo que se pierde hoy. Por eso el ejercicio de arriba no es opcional.

Hay una tercera opción que casi nadie plantea

Y es la que más veces recomendamos: quedarte con el programa estándar y desarrollar solo la pieza que falta.

Si tu ERP hace bien la facturación pero no sabe planificar tus rutas, no hace falta tirar el ERP. Hace falta una aplicación que planifique rutas y que hable con él, leyendo pedidos y devolviendo albaranes. Sigues teniendo la contabilidad resuelta por quien sabe de contabilidad, y lo tuyo funciona como tiene que funcionar.

Es más barato, más rápido y mucho menos arriesgado que sustituirlo todo. Va de eso el desarrollo de módulos y conectores.

Cuándo NO desarrollar a medida

Por si sirve de filtro, y son casos reales:

• Cuando el proceso todavía está cambiando. Si el negocio es nuevo y la forma de trabajar se reinventa cada trimestre, programarla la congela. Espera a que se estabilice.
• Cuando lo que molesta es la formación, no el programa. A veces el sistema hace lo que hace falta y nadie sabe usarlo. Sale mucho más barato averiguarlo antes.
• Cuando nadie de dentro va a poder dedicarle tiempo. Un desarrollo a medida necesita a alguien de la empresa que responda preguntas y valide. Sin eso sale un programa que no se parece a lo que hacéis.
• Cuando la única motivación es el precio de las licencias. Si el estándar encaja, cambiarlo por ahorrar la cuota rara vez sale a cuenta.

Y cuándo sí, sin dudarlo

• Cuando el proceso es el negocio y no se parece al de nadie.
• Cuando el volumen crece y el cuello de botella es una persona copiando datos.
• Cuando hay que conectar sistemas que no se hablan y no existe integración de mercado.
• Cuando la información tiene que quedarse dentro por contrato o por normativa.

Cómo saber en cuál de los dos estás

Tres preguntas, y las tres se contestan sin llamar a nadie:

1. ¿Cuántas horas al mes se van en pasar datos de un sitio a otro?
2. ¿Qué parte de lo que hacéis no cabe en ningún programa que hayáis probado?
3. Si mañana os doblarais en tamaño, ¿qué se rompería primero?

Si las respuestas son «pocas», «casi nada» y «nada», ya tienes tu respuesta y no necesitas un desarrollo. Si son las contrarias, cuéntanoslas y te decimos por dónde se empieza. Cuando lo cubre algo del mercado más barato que un desarrollo, lo decimos: es la conversación que más veces tenemos.