Qué preguntar a un proveedor antes de encargar una plataforma

Este artículo es una lista de preguntas para poner delante de cualquier proveedor, nosotros incluidos. Si quieres saltártela y contarnos tu caso, hacemos software de gestión a medida.

Comparar presupuestos de desarrollo es difícil por un motivo concreto: no describen lo mismo. Uno pone «desarrollo de plataforma de gestión» y una cifra. Otro desglosa quince partidas. Y el barato puede salir el doble de caro dentro de un año.

Estas son las preguntas que separan una cosa de la otra. Sirven para cualquiera, y si alguna incomoda a quien tienes delante, ya has aprendido algo.

Sobre la propiedad, que es lo primero

• ¿De quién es el código cuando termine el proyecto? Que la respuesta esté por escrito. Hay quien entrega el uso y no la propiedad, y eso significa que no puedes llevártelo a otro sitio.
• ¿Me entregáis el código fuente? No «acceso al programa»: los archivos, en un repositorio al que tengas acceso desde el primer día y no el último.
• ¿A nombre de quién están el dominio y el alojamiento? Deben estar a nombre de tu empresa, aunque los gestione el proveedor. Es la causa número uno de proyectos secuestrados sin mala intención: simplemente se dieron de alta con el correo del que ya no está.
• ¿Puedo exportar todos mis datos, cuando quiera y sin pedir permiso?

Si estas cuatro no se responden con claridad, lo demás importa poco.

Sobre quién va a hacer el trabajo

• ¿Lo desarrolláis vosotros o lo subcontratáis? Subcontratar no es malo en sí. Enterarte a mitad de proyecto, sí.
• ¿Con quién voy a hablar? Una persona, con nombre. Si el interlocutor cambia cada vez, el conocimiento del proyecto se pierde por el camino.
• ¿Cuántas personas conocen mi proyecto? Si es solo una y se va de vacaciones, tú también.
• ¿Puedo ver algo parecido que hayáis hecho? Aunque sea sin nombres: en desarrollos a medida suele haber confidencialidad, y una versión anonimizada explicando el problema y la solución vale igual.

Sobre lo que entra y lo que no

Aquí es donde nacen casi todos los conflictos, y casi ninguno por mala fe: simplemente cada parte entendió una cosa distinta.

• ¿Qué incluye exactamente el precio? Que aparezcan por escrito las pantallas, los perfiles de usuario, los informes y las integraciones. «Un módulo de informes» no es nada; «tres informes: ventas por comercial, margen por producto y previsión de cobros» sí.
• ¿Qué pasa si a mitad quiero cambiar algo? Cómo se valora, quién lo aprueba y cómo afecta al plazo. Que exista el procedimiento, no que no haya cambios: los va a haber.
• ¿La migración de mis datos actuales entra? Es de las partidas que más se subestiman y más tiempo consumen.
• ¿Y la formación? Cuántas horas, para cuánta gente y si queda algo escrito.
• ¿Quién prueba que funciona antes de arrancar? Y con qué datos.

Sobre lo que pasa después de entregar

Un proyecto no termina el día que se pone en marcha. Termina cuando dejas de necesitarlo.

• ¿Cuánto cuesta el mantenimiento al año, y qué incluye? Distingue corregir fallos —que debería estar cubierto un tiempo— de añadir funciones nuevas.
• ¿Cuánto tarda una incidencia en atenderse? Y qué se considera urgente. Que «no puedo facturar» y «este botón está torcido» no vayan en la misma cola.
• ¿Qué pasa si dejo de trabajar con vosotros? Debería haber una respuesta tranquila: se entrega todo y se acompaña el traspaso. Si la pregunta pone nervioso a alguien, es la más importante que has hecho.
• ¿Quién se ocupa de las actualizaciones de seguridad? Del servidor y de las librerías. Alguien tiene que hacerlo y tiene que estar dicho quién.

Sobre los plazos

El plazo total dice poco. Lo que informa es cómo está partido:

• ¿En cuántas entregas? Un proyecto que se enseña por primera vez el último día es un proyecto que te vas a comer entero al final. Lo razonable es ver algo funcionando cada pocas semanas, aunque esté incompleto.
• ¿Qué se entrega en cada una? Con nombre. «Primera fase» no es nada; «alta de clientes y presupuestos, funcionando con vuestros datos reales» sí.
• ¿Qué necesitáis de mí, y cuándo? Los proyectos se retrasan tanto por el proveedor como por el cliente: material que no llega, validaciones que tardan, la persona que conoce el proceso y está de vacaciones. Que esté dicho por escrito quién aporta qué.
• ¿Qué pasa si se retrasa? No para castigar a nadie: para saber si se avisa con tiempo o te enteras el día de la entrega.

Tres respuestas que deberían encender una luz

«Eso es muy sencillo, se hace en dos días.» Puede ser cierto. Pero si se dice antes de haber entendido tu proceso, lo que hay detrás no es experiencia: es que todavía no ha aparecido la parte difícil, y aparecerá.

«Todo lo que necesites, sin problema.» Un proveedor que nunca dice que no es un proveedor que no está pensando en tu proyecto. Los buenos descartan cosas: «esto no lo hagas», «esto sale más barato con un producto del mercado».

Un presupuesto muy por debajo del resto. No es que sea sospechoso por barato: es que probablemente no incluye lo mismo. Compara partida por partida antes de alegrarte, y mira sobre todo qué pasa a partir del segundo mes.

Y una que conviene hacerse a uno mismo

Antes de pedir presupuesto: ¿puedo explicar en un folio qué quiero resolver?

No qué quieres que haga el programa, sino qué problema tienes. La diferencia es enorme. Si llegas con la solución ya decidida, todos los presupuestos te la valorarán, aunque haya una forma mejor y más barata de resolverlo.

Y lleva a la reunión a alguien que haga el trabajo todos los días, no solo a quien firma. Las preguntas que de verdad destapan los agujeros de un proyecto las hace quien conoce las excepciones.

Cómo comparar dos presupuestos que no se parecen

Pásalos los dos a la misma tabla, aunque tengas que preguntar para rellenar huecos: qué incluye, qué no incluye, plazo, coste el primer año, coste anual a partir del segundo, de quién es el código, y qué pasa si os separáis.

Cuando los dos están en esa tabla, la decisión suele tomarse sola. Y si al pedir esos datos alguien se resiste, también.

Si quieres, cuéntanos qué estás valorando. Respondemos a estas mismas preguntas por escrito antes de que las hagas, y cuando lo que necesitas lo cubre un producto del mercado más barato que un desarrollo, lo decimos.